物件の報告

物件の報告

写真付き報告書作成・報告の時短ツール「物件の報告」の開発、運用を手がけています。

オーナーへの定期報告が義務化!2021年6月15日施行 賃貸住宅管理業法対策にご検討ください。

「物件の報告」とは

スマホやタブレットで撮影した写真を使い、写真付報告書の作成やオーナーへの報告が簡単に行えるWebサービスです。報告書作成業務、報告業務の負担を軽減し、業務効率化と生産性の向上を支援します。

このような報告書がカンタンに作れます!

「物件の報告」でできること

スマホやタブレットを使い、点検現場で写真を撮影、その場でテキスト入力や音声入力を利用して、簡単に報告書が作成できます。

  • 事前に登録した物件の点検箇所などを撮影し、「物件の報告」へアップロード、点検結果等を入力し、その場で報告書作成。クラウド型サービスのため、アップした写真や報告書等はリアルタイムで社内のメンバーと共有できます。また、撮影した写真は、物件名、カテゴリ(点検箇所など)、登録日等で分類されるので、後日の検索や管理が行いやすくなります。
  • 事務所に戻って報告書を作成する必要もなく、移動時間も削減され報告書作成業務が大幅に効率化できます。
  

テンプレートを利用して見やすい報告書が作成できます。

  
  • 「物件の報告」では、「建物巡回点検報告書」、「原状回復報告書」、「退去立会報告書」、「リフォーム完了報告書」の4種類のテンプレートが用意されており、また、写真の配置も枚数や「ビフォー/アフター」の構図など、報告内容に合わせて選択できます。
建物巡回点検報告書
原状回復報告書
退去立会報告書
リフォーム完了報告書
  • パーツの組み合わせで業務に合わせてテンプレートの追加も可能です(「定期清掃報告書」、「検針報告書」など)。現場での作業や点検結果等の定期的な報告が求められる様々な業務(賃貸管理会社、FC店舗管理会社、清掃会社など)で活用できます。

便利な基本機能

  • 物件情報とオーナー情報を一括登録
    管理している物件やオーナーの数が多い場合、初期登録として、CSVファイルから一括で物件情報やオーナー情報を登録することができるため登録作業が大幅に短縮できます。
  • ユーザ権限の設定
    巡回点検等の作業を行うスタッフや作業者など属性に応じて、利用できる機能を「参照のみ許可する」、「権限なし」など制限できます。
  • 点検スケジュールの設定
    定期的な点検をする必要がある場合、あらかじめ点検スケジュールを設定しておくことにより、点検日を過ぎるとアラートが表示されるので点検漏れを防ぐことができます。点検スケジュールは、物件ごとにも設定できます。
  • レポート(報告書)作成の進捗状況(ステータス)の確認
    委託会社など社外スタッフがレポートを作成するケースも考慮し、レポート作成の進捗状況を可視化する機能です。レポート「作成中」、「確認待ち」などのステータスがレポートメニューの各レポートと編集画面に表示され、進捗状況が確認できます。
  • オーナー情報をマスキングする(持ち出し安心設定)
    社外での利用シーンが多いスマートフォン・タブレットで、入力項目やレポートに表示されるオーナー情報(名前や住所などの個人情報)をマスキングすることができます。

オンライン報告*でオーナー様への報告業務を効率化

  • オーナー様への報告は、報告書を印刷し郵送する場合も多いかと思われますが、「物件の報告」では報告書をそのままダイレクトにオンライン報告*(オーナー専用サイトで閲覧)できます。印刷や郵送に係る作業やコストが削減でき、定期報告業務等の効率化に繋がります。また、オンライン報告した報告書をオーナー様が閲覧(ダウンロード)済か確認できる機能もあり、報告後のフォローも行えます。
  • 「物件の報告」で作成した報告書だけでなく、自社で作成したExcelやWord等の書類も登録・保管でき、まとめてオンライン報告が可能なため、報告業務がトータルで効率化できます。
    *オプション機能です

オンライン報告の他にも便利なオプション機能

  • 動画でオーナーに報告する
    スマホやタブレットを使って作業現場や点検現場の動画を撮影し報告することは、オーナーへの報告手段として非常に効果的です。写真ではうまく伝わらない報告内容も動画ならわかりやすく伝えることができます。「物件の報告」では、撮影した動画をアップロードし、オーナーへオンライン報告(オーナー専用サイトで閲覧)できます。
  • 委託先にアクセス制限を設定する
    巡回点検作業等を外部の複数の会社に委託する場合など、委託会社ごとに担当する物件を紐付けてアクセスを限定し、他の担当以外の物件に対してはアクセスできなくする機能です。「A社担当の物件はA社にだけ見えるようにする」といった設定ができます。
  • 会社単位で「物件の報告」へのアクセスをIP制限する
    パソコン、スマホ、タブレットなど利用するデバイス単位でもアクセス制限をかけられるのでセキュリティを強化できます。

制作協力:有限会社エフ・ディ・エス

写真付き報告書作成・報告の時短ツール「物件の報告」

その他のサービス